Dalam rangka melindungi hak setiap orang atau badan terhadap hak atas tanah yang diperolehnya, setiap pemegang hak wajib untuk mencatatkan dan mendaftarkan hak atas tanah tersebut agar pemilik hak yang bersangkutan dapat melakukan suatu tindakan hukum terhadap tanahnya seperti menguasai, menggunakan, memiliki, mengalihkan, meletakkan jaminan hingga mengambil manfaat di atas tanah tersebut tanpa adanya tuntutan dari pihak lain yang tidak berwenang terhadap hak atas tanah tersebut.
Sesuai dengan ketentuan yang diatur dalam Pasal 16 Undang-Undang Nomor 5 Tahun 1960 tentang Peraturan Dasar Pokok-Pokok Agraria (“UUPA”), Hak Atas Tanah yang diakui di Indonesia, yaitu diantaranya terdiri atas (“Hak Atas Tanah”) :
- Hak Milik;
- Hak Guna Usaha;
- Hak Guna Bangunan;
- Hak Pengelolaan;
- Hak Milik atas Satuan Rumah Susun;
- Hak Pakai;
- Hak Sewa;
- Hak Membuka Tanah;
- Hak Memungut Hasil Hutan; dan
- Hak-hak lainnya yang sifatnya sementara seperti hak gadai, hak usaha bagu hasil, hak menumpang dan hak sewa tanah pertanian.
Secara umum, pendaftaran dan pencatatan Hak Atas Tanah dilakukan dengan mengajukan permohonan pendaftaran dan/atau pencatatan Hak Atas Tanah kepada Instansi yang berwenang yaitu Badan Pertanahan Nasional (“BPN”) setempat sesuai dengan wilayah lokasi dari tanah yang akan didaftarkan hak atas tanahnya. Adapun, setelah pemegang hak melakukan pendaftaran tanah dan telah melalui proses verifikasi dan pemeriksaan serta pembukuan atas Data Fisik maupun Data Yuridis Tanah, BPN akan mengeluarkan lembaran Sertifikat yang akan menjadi tanda bukti Hak Atas Tanah terhadap orang ataupun badan yang mengajukannya.
Namun, sejak diberlakukannya:
- Peraturan Pemerintah Nomor 18 Tahun 2021 tentang Hak Pengelolaan, Hak Atas Tanah, Satuan Rumah Susun dan Pendaftaran Tanah (“PP 18/2021”); dan
- Peraturan Menteri Agraria dan Tata Ruang/Kepala Badan Pertanahan Nasional Nomor 3 Tahun 2023 tentang Penerbitan Dokumen Elektronik Dalam Kegiatan Pendaftaran Tanah (“Permen Agraria 3/2023”),
Pendaftaran Tanah sebagaimana dimaksud di atas dapat dilakukan secara elektronik sesuai dengan ketentuan Pasal 2 Permen Agraria 3/2023 yang pada pokoknya menyatakan “…Pendaftaran Tanah dilaksanakan melalui Sistem Elektronik”.
Dengan adanya penerapan pendaftaran tanah melalui Sistem Elektronik, Permen Agraria 3/2023 juga menyatakan bahwa bukti kepemilikan atau pencatatan hak atas tanah (Sertifikat Hak atas Tanah) akan dimuat dalam suatu Dokumen Elektronik yang akan disimpan pada Pangkalan Data Sistem Elektronik. Adapun, sesuai dengan ketentuan Pasal 4 ayat 2 Permen Agraria 3/2023 Dokumen Elektronik tersebut akan memuat hal-hal yang berkaitan dengan Data Pemegang Hak, Data Fisik dan Data Yuridis atas suatu bidang tanah.
Dokumen Elektronik (“Sertifikat Elektronik”) dalam Kegiatan Pendaftaran Tanah diterbitkan untuk beberapa hal, yaitu diantaranya :
- Penerbitan dalam Kegiatan Pendaftaran Tanah untuk Pertama Kali;
- Pemeliharaan Data Pendaftaran Tanah; dan
- Pencatatan Perubahan Data dan Informasi atas Tanah.
Untuk mengetahui perbedaan dan prosedur perolehan Sertifikat Elektronik atas tiap-tiap kegiatan pendaftaran tanah sebagaimana dimaksud di atas, berikut kami uraikan rincian lingkup kegiatan serta prosedur perolehan Sertifikat Elektronik dari masing-masing kegiatan tersebut.
Pengumpulan dan Pengolahan Data Fisik atau data-data yang berkaitan dengan letak, batas dan luas bidang tanah, termasuk keterangan mengenai adanya bangunan atau bagian bangunan di atasnya;
Penelitian terhadap Data Yuridis atau penelitian terhadap data-data mengenai keterangan status hukum bidang tanah, termasuk pemegang haknya dan hak pihak lain serta beban-beban lain yang membebaninya.
1. PENERBITAN SERTIFIKAT ELEKTRONIK DALAM KEGIATAN PENDAFTARAN TANAH UNTUK PERTAMA KALI
Penerbitan Sertifikat Elektronik dalam Kegiatan Pendaftaran Tanah untuk Pertama Kali (“Pendaftaran Tanah Pertama Kali”) pada dasarnya merupakan suatu kegiatan Penerbitan Sertifikat Elektronik, yang diterbitkan terhadap suatu bidang tanah yang sama sekali belum pernah didaftarkan Hak Atas Tanahnya atau sama sekali belum memperoleh Sertifikat Elektronik, baik yang berbentuk fisik maupun elektronik.
Untuk dapat melakukan Pendaftaran Tanah Pertama Kali, pemegang Hak Atas Tanah (“Pemohon”) pada dasarnya dapat melakukan pengajuan permohonan penerbitan Sertifikat Elektronik melalui Sistem Elektronik, dengan mengunggah seluruh kelengkapan dokumen persyaratan untuk kemudian dilakukan verifikasi atau pencocokan kesesuaian oleh petugas yang berwenang.
Adapun, dalam rangka melakukan verifikasi kesesuaian data pada dokumen persyaratan yang diunggah pada Sistem Elektronik, Pemohon dalam hal ini diwajibkan juga untuk melampirkan dokumen persyaratan tersebut kepada Loket Pertanahan.
Verifikasi sebagaimana dimaksud di atas, pada dasarnya meliputi tahapan-tahapan sebagai berikut, yaitu :
2. PENERBITAN SERTIFIKAT ELEKTRONIK DALAM KEGIATAN PEMELIHARAAN PENDAFTARAN TANAH
Penerbitan Sertifikat Elektronik dalam Kegiatan Pemeliharaan Pendafataran Tanah (“Pemeliharaan Pendaftaran Tanah”) merupakan suatu kegiatan yang dilakukan dalam hal terjadi perubahan Data Fisik dan/atau Data Yuridis atas suatu hak bidang tanah yang sebelumnya sudah pernah didaftarkan dan sudah memperoleh Sertifikat Hak Atas Tanah baik yang Sertifikat Fisik ataupun Sertifikat Elektronik.
Catatan :
Apabila sebelumnya Sertifikat Hak Atas Tanah yang dimiliki Pemohon adalah Sertifikat Fisik, maka Pemeliharaan Pendaftaran Tanah ini menjadi suatu proses dikonversikannya Sertifikat Fisik tersebut menjadi Sertifikat Elektronik.
Dalam hal Pemohon bermaksud untuk mengajukan permohonan Pemeliharaan Pendaftaran Tanah, tahapan yang harus dilalui pada dasarnya memiliki kesamaan dengan tahapan permohonan Pendaftaran Tanah Untuk Pertama Kali. Pemohon penerbitan Sertifikat Elektronik mengajukan Permohonan melalui Sistem Elektronik, dengan menggunggah seluruh kelengkapan dokumen persyaratan dan melampirkan dokumen persyaratan tersebut kepada Loket Pertanahan yang akan diverifikasi oleh BPN.
Namun, yang membedakan antara permohonan Pemeliharaan Pendaftaran Tanah dengan Pendaftaran Tanah Pertama Kali, yaitu terdapatnya dokumen tambahan yang harus dilampirkan yaitu berupa Akta perubahan Data Fisik dan/atau Data Yuridis yang dibuat oleh Pejabat Pembuat Akta Tanah (“PPAT”), apabila adanya perubahan Data Yuridis yang didasarkan pada suatu tindakan yang dikukuhkan pada Akta PPAT, misalnya seperti adanya pemindahan Hak Atas Tanah.
Setelah Pemohon mengunggah dan melampirkan dokumen persyaratan berikut dengan Akta PPAT (apabila ada) BPN kemudian akan melakukan pemeriksaan terhadap kesesuaian dan kelengkapan data serta keabsahan dari dokumen persyaratan maupun dari Akta PPAT tersebut.
Dalam hal proses pemeriksaan dokumen-dokumen yang diunggah oleh PPAT dinyatakan lengkap dan memenuhi syarat, maka BPN akan menginformasikan bahwa Pemeliharaan Data Pendaftaran Tanah tersebut dapat didaftarkan, untuk kemudian BPN akan melakukan Pembukuan Tanah pada Bt-el atas hak bidang tanah dalam bentuk Blok Data baru dengan data yang diperoleh sesuai pada proses verifikasi, dan hasil Pembukuan Tanah tersebut akan disahkan sekaligus pada Sertipikat Elektronik.
Catatan :
Terhadap setiap pencatatan perubahan Data Fisik dan/atau Data Yuridis pada Bt-el akan dibuat pada Blok Data baru yang tersimpan berurutan sesuai riwayat Pendaftaran Tanah. Serta dalam hal telah terjadi perubahan Data Yuridis terhadap Sertifikat Elektronik yang diterbitkan untuk pertama kali akan diterbitkan Sertipikat Elektronik edisi lanjutan dari Sertipikat Elektronik sebelumnya. Kemudian, untuk Sertipikat Elektronik sebelumnya dinyatakan tidak berlaku dan hanya berfungsi sebagai riwayat Pendaftaran Tanah.
3. KEGIATAN PENCATATAN PERUBAHAN DATA DAN INFORMASI ATAS TANAH
Kegiatan Pencatatan Perubahan Data dan Informasi (“Pencatatan Perubahan Data dan Informasi Atas Tanah”) pada dasarnya merupakan suatu kegiatan pencatatan perubahan data pendaftaran tanah atau suatu peristiwa hukum atas bidang tanah yang meliputi :
- Blokir, Sita, atau Perkara;
- Penghapusan Blokir, Sita, atau Perkara;
- Tanah Terlantar;
- Status quo, Skorsing atau istilah lainnya;
- Pencatatan Perjanjian Pengikatan Jual Beli atau Perjanjian Sewa;
- Perubahan Komoditas Hak Guna Usaha;
- Pencatatan Hapusnya Hak; dan/atau
- Pencatatan lainnya.
Secara keseluruhan, proses penerbitan Sertipikat Elektronik untuk Pencatatan Perubahan Data Tanah sebagaimana pada butir a-h dilakukan dengan melalui prosedur yang sama seperti prosedur penerbitan Sertipikat Elektronik atas Pemeliharaan Pendaftaran Tanah, termasuk verifikasi, Pembukuan Tanah pada BT-el hingga pengesahan BT-el dalam Sertipikat Elektronik.
Adapun, pencatatan pada BT-el tersebut dilaksanakan dengan mencatat pada BT-el hak pengelolaan, hak atas tanah, atau hak milik atas satuan rumah susun dalam bentuk Blok Data baru yang pengesahannya dilakukan pada lembar pengesahan, tanpa melakukan Penerbitan Sertipikat Elektronik edisi lanjutan, dan hanya meneruskan Sertifikat Elektronik sebelumnya.
4. KESIMPULAN
Berdasarkain uraian di atas, dalam hal ini dapat dipahami bahwa Kementrian Agraria dan Tata Ruang mengamanatkan kepada setiap pemegang hak atas tanah serta BPN untuk melakukan penyelenggaraan program Pendaftaran Hak Atas Tanah berbasis Sistem Elektronik, dengan melakukan pengkonversian atas Sertifikat Fisik menjadi Sertifikat Elektronik.
Namun, pengkonversian atas Sertifikat Fisik menjadi Sertifikat Elektronik tersebut hanya dapat dilakukan apabila adanya kegiatan Pendaftaran Tanah Pertama Kali, Pemeliharaan Pendaftaran Tanah, Pencatatan Perubahan Data dan Informasi Tanah yang dilakukan setelah berlakunya PP 18/2021 dan Permen Agraria 3/2023,